Wir sind bemüht, unseren Mitgliedern eine möglichst kostengünstige Möglichkeit zur Archivierung ihrer digitalen Daten zu bieten.
- Unterhalt und Betrieb des Langzeitarchivs erfolgen zu reinen Selbstkosten;
- Für Unterstützung bei der Auswahl und Aufarbeitung von Daten zuhanden der Langzeitarchivierung steht die fokus AG als unser Partner zur Verfügung. Die Arbeiten erfolgen auf Offertbasis. Die dabei anzuwendenden Stundenansätze sind sehr günstig und im Tarif zum Beitragsreglement festgeschrieben. Grundsätzlich können Daten auch durch einen anderen Dienstleister aufgearbeitet werden. Voraussetzung ist, dass die Daten dem Standard eCH-0160 entsprechen.
Der Verein kennt zwei Formen der Mitgliedschaft:
- Die Passivmitgliedschaft
- Die Aktivmitgliedschaft
Passivmitgliedschaft
Mit der Passivmitgliedschaft sichert sich eine Gemeinde das Recht Daten dem Langzeitarchiv zuzuführen.
Der Beitrag für eine Passivmitgliedschaft beträgt jährlich 150 Franken.
Aktivmitgliedschaft
Sobald eine Gemeinde Daten ins Langzeitarchiv einbringt, wird sie zum Aktivmitglied. Hier fallen einerseits einmalige Kosten für die Anbindung des Systems ans Langzeitarchiv an und andererseits wiederkehrende Kosten für den Betrieb des Systems. Letztere werden über einen jährlich zu entrichtenden, nach Gemeindegrösse abgestuften Jahresbeitrag abgedeckt. Der Beitrag wird jedes Jahr der aktuellen Bevölkerungsentwicklung angepasst und für jedes Mitglied individuell berechnet.
Kosten für die Langzeitarchivierung fallen auf verschiedenen Ebenen an. Seitens des Vereins sind es einmalige Kosten für die Anbindung des GEVER-Systems ans Archiv sowie die nach Gemeindegrösse abgestuften Beiträge für den Betrieb des Systems. Seitens des Anbieters des GEVER-Systems können Kosten für IT-Module anfallen, die zur Bespielung der GEVER-internen Exportschnittstelle notwendig sind. Kosten für die Auswahl und Aufarbeitung der zu archivierenden Daten sind in der Darstellung nicht berücksichtigt. Sie hängen stark vom Zustand der Datenbestände ab.
Initiale Kosten für eine Anbindung ans Langzeitarchiv
Für die initiale Anbindung ans System fallen einmalig Kosten von rund CHF 500 an. Dies gilt, wenn Daten ab einer Schnittstelle nach dem Standard eCH-0160 übernommen werden können.
Seitens des Anbieters der Geschäftsverwaltungslösung können Kosten für bestimmte, für die Datenauswahl und den Datenexport notwendige Funktionalitäten anfallen. Es sind Kosten, die unabhängig von der Wahl der Plattform für die Langzeitarchivierung entstehen. Namentlich zu nennen sind:
- Lebenszykluskontrolle. Das dem GEVER-System hinterlegte Ordnungssystem muss mit Angaben zu Aufbewahrungsfristen und Archivwürdigkeit versehen sein.
- Passivierung von Dokumenten. Das GEVER-System muss zu archivierende Dokumente in archivtaugliche Dateiformate (z.B. PDF/A) umwandeln können.
- Exportfunktion. Das GEVER-System muss seine Exportschnittstelle nach Standard eCH-0160 mit den zu archivierenden Daten bespielen können.
Wiederkehrende Kosten für den Betrieb des Langzeitarchivs
Der Betrieb des Langzeitarchivs wird über jährlich zu entrichtende Vereinsbeiträge abgedeckt. Die Höhe dieser Beiträge wird grundsätzlich nach folgender Formel berechnet:
Jährlicher Beitrag = K/V * Z
K = Zu deckende Betriebskosten und Rückstellungen gemäss Budget
V = Vereinsgrösse (gesamte Einwohnerzahl der beteiligten Gemeinden)
Z = Einwohnerzahl der Gemeinde
Detaillierte Angaben zur Berechnung der jährlichen Beiträge finden Sie im Beitragsreglement.
Einen Eindruck über die Höhe der anfallenden Beiträge vermittelt die nebenstehende Grafik. Sie zeigt die Abstufung der Beiträge je nach Grösse der Gemeinde und verdeutlicht, dass bei zunehmender Vereinsgrösse die Mitgliederbeiträge für die einzelnen Gemeinden sinken. Zurzeit deckt der Verein ein Einzugsgebiet mit rund 55’000 Einwohnern ab. Für eine Annäherung an die zu gewärtigenden Beiträge sind daher die Säulendiagramme auf der linken Seite der Grafik zu konsultieren.
Die Grafik gilt für Politische Gemeinden. Da von anderen Gemeindetypen (Schulgemeinden, Bürgergemeinden, Kirchgemeinden) geringere Datenmengen zu gewärtigen sind, ist vorgesehen, dass der Berechnungsschlüssel mit einem gemeindespezifischen Korrekturfaktur ergänzt wird.
Gerne berechnen wir für Sie die konkret fälligen Beiträge, die anfallen, wenn Ihre Gemeinde von einer Passivmitgliedschaft zur Aktivmitgliedschaft wechselt.
Die Kosten für den Betrieb des Langzeitarchivs sind abgestuft nach Vereinsgrösse und Einwohnerzahl der Mitgliedsgemeinden. Mit wachsender Vereinsgrösse sinken die Kosten für die einzelnen Gemeinden.