Die Archivierung digitaler Daten ist eine Herausforderung, wenn diese Daten über mehrere Jahrzehnte lesbar gehalten werden sollen.
Der Verein «Digitalarchiv Thurgau» bietet seinen Mitgliedern eine sichere und kostengünstige Möglichkeit zur Langzeitarchivierung ihrer digitalen Daten.
Geschäftsverwaltungssysteme sind keine Archive
Geschäftsverwaltungssysteme (GEVER-Systeme) sind optimiert auf die Verwaltung aktiver Geschäfte sowie auf die Gestaltung von Arbeitsabläufen und kollaborativen Prozessen. Kurz: sie sind optimiert auf eine dynamische Arbeitsumgebung. Bei der langfristigen Aufbewahrung digitaler Daten stehen aber andere Anforderungen im Vordergrund. Hier gilt es, so günstig wie möglich Daten über einen langen Zeitraum zuverlässig lesbar und auffindbar zu halten. Ein solches System ist statisch ausgelegt; dynamische Prozesse spielen keine Rolle mehr. – Ein GEVER-System ist aus diesem Grund kein Archiv für digitale Daten.
Von der Theorie…
Zur digitalen Langzeitarchivierung existieren bewährte fachliche Normen und „Best Practicies“. Im Zentrum steht das Modell des „Open Archival Information System“ (OAIS), das 2012 zu einem ISO-Standard konsolidiert wurde. Aufgrund der unterschiedlichen Ansprüche (Dynamik vs. Statik) geht OAIS davon aus, dass Datenpakete aus dem GEVER-System extrahiert und über eine Schnittstelle in ein separates Archivsystem überführt werden. Im Gegensatz zu Unterlagen auf Papier erfordert die digitale Archivierung periodische Kontrollen und Massnahmen, um die Lesbarkeit der Daten zu sichern.
GEVER-Systeme und digitale Langzeitarchive decken unterschiedliche Bedürfnisse ab. Während in GEVER-Systemen die Dynamik des Geschäftsalltags aufgefangen werden muss, sind Archivsysteme auf die sichere Aufbewahrung von Unterlagen über einen langen Zeitraum ausgerichtet und daher statisch ausgelegt
…in die Praxis
Der Verein «Digitalarchiv Thurgau» bietet seinen Mitgliedern eine einfache, sichere und kostengünstige Lösung für die Archivierung digitaler Altdaten. Als Datenhost konnte die von Bund und acht Hochschulkantonen getragene Stiftung SWITCH gewonnen werden, den Betrieb des Systems besorgt die Firma fokus AG für Wissen und Organisation, welche die Archivlösung auch entwickelt hat.
Das OAIS-Modell beschreibt die verschiedenen Elemente, die für eine digitale Langzeitarchivierung notwendig sind. Zentral sind eine gesonderte Speicherumgebung sowie spezielle Werkzeuge zur Einbringung von Datenpaketen und zur Recherche.